A nyilatkozatok, teljesítésigazolások, árajánlatok és szerződések a jóváhagyott Word- és Excel-mintáidból készülnek. A Workspace kizárólag a kijelölt mezőket tölti ki a projekt adataiból, a jogi és szakmai szövegrészekhez nem nyúl, és ha egy adatot nem talál, megkérdezi tőled, mielőtt a dokumentum elkészülne.
Harminc perc, az egyik valódi sablonotokkal, kötelezettség nélkül.
A beadás előtti héten a pályázati csomaghoz tizenöt nyilatkozat, három melléklet és egy teljesítésigazolás kell, mindegyikben ugyanazokkal az adatokkal. Valaki előveszi a tavalyi fájlt, átírja benne, amit észrevesz, és elmenti új néven, mert így szokták.
A hiba ilyenkor a legunalmasabb helyen bújik meg: a hetedik oldalon benne maradt az előző ügyfél neve, az egyik nyilatkozat még a régi szerződésszámra hivatkozik, a szerződés pedig abból a változatból készült, amelyiket a jogász már tavasszal kijavított.
Az adatok megvannak, a jó mintát is megírta már valaki, a kettő összerakása viszi el a napot.
?Ugye nem maradt benne a tavalyi cégnév?
?Melyik a legfrissebb jóváhagyott minta?
?Ki nézi át mind a tizenöt oldalt?
Foglalj időpontot
Hozd el a leggyakrabban kitöltött dokumentumotokat, és megmutatjuk, hogyan készül el belőle a sablon és az első kitöltött példány.
Egy általános chatbot minden kérésre új szöveget fogalmaz, a Workspace pedig minden alkalommal ugyanabból a jóváhagyott mintából dolgozik.
Alulírott, a [Megrendelő neve]Zöldmező Agrár Kft. képviseletében igazolom, hogy a [Vállalkozó neve]Aqua-Rend Kft. a [Szerződés száma]VSZ-2026/041 számú vállalkozási szerződésben vállalt munkát elvégezte.
A teljesítés a szerződésben és annak mellékleteiben rögzített műszaki tartalomnak, mennyiségnek és minőségnek megfelel, a munkaterület visszaadása megtörtént.
Részszámla: [Részszámla sorszáma]2. részszámla, nettó összeg: [Nettó összeg]4 860 000 Ft, teljesítés napja: [Teljesítés dátuma]2026. október 28.
A rendszer kijelöli benne a változó adatokat, a fejlécet és az arculatot pedig átveszi. Excel-mintánál a képletek és a munkalapok is a helyükön maradnak.
A felelős kolléga átnézi, mely részek legyenek zároltak, aztán közzéteszi. Minden módosításból új verzió lesz, a már kiadott dokumentumok pedig változatlanok maradnak.
Például így: Készítsd el a teljesítésigazolást a Zöldmező-projekthez. A dokumentum perceken belül kész, Wordben, Excelben vagy PDF-ben, a céges fejléccel.
sablonból áll egy mezőgazdasági beruházásokat kivitelező cég pályázati elszámolási csomagja a Workspace-ben, a jegyzőkönyvektől a teljesítésigazolásig.
alatt készült el az élő próbán egy teljesen kitöltött dokumentum a sablonból, egyetlen üresen maradt mező nélkül.
a zárolt szövegrészekben, akárhányadik példány készül is ugyanabból a sablonverzióból.
A kolléga megnevezi a dokumentumot és a projektet, a Workspace pedig kikeresi a szerződésből, a projektadatlapból és az átadás-átvételi jegyzőkönyvből a szükséges adatokat, és mindegyik mező mellett jelzi, honnan vette.
Amit nem talál meg, arra rákérdez, és csak a válasz után adja ki a dokumentumot, így nem kerül bele kitalált név, összeg vagy dátum.
Szemléltető példa: a cégnevek, a szerződésszám és az összegek kitaláltak.
Foglalj időpontot
Egy 30 perces bemutatón kiszámoljuk, hány órát visz el most nálatok a dokumentumok kitöltése, és mennyi maradna belőle.
Egy beadáshoz akár tucatnyi nyilatkozat kell ugyanazokkal a cégadatokkal. Elég egyszer megadni az adatlapot, és a teljes csomag ugyanabból készül el.
Az elszámoláshoz szükséges papírok részszámlánként, a projekt adataiból készülnek el, így a kifizetés nem csúszik a papírmunka miatt.
Az árak az aktuális árlistából, a feltételek zárolt blokkból jönnek, így minden ajánlat ugyanazokkal a vállalásokkal megy ki.
A jogász által jóváhagyott szerződésszöveg érintetlen marad, a kolléga csak a feleket, az összeget és a határidőket adja meg.
A belső igazolások és a belépési papírok mindig a legfrissebb, jóváhagyott céges formában készülnek el.
A kiszállás után a szerelő chatben diktálja be az adatokat, és a jegyzőkönyv a cég formájában készül el.
Akinek eddig a napja fele a mezők kitöltésével telt, most átnézi és aláírásra továbbítja a kész dokumentumot, a felszabaduló időben pedig azzal foglalkozik, amihez valóban szakértelem kell.
Ugyanazokat az adatokat egyszer kell megadni, a csomag többi dokumentuma pedig ugyanabból az adatlapból készül el.
A dokumentum minden alkalommal a tiszta sablonból indul, ezért az előző ügyfél adata egyszerűen nem tud átcsúszni a következőbe.
Ha a jogász módosít egy feltételt, az új verzió közzététele után az egész cég már azzal dolgozik, és a régi fájlok nem keringenek tovább a gépeken.
A dokumentumokban a cég legérzékenyebb adatai szerepelnek, ezért a sablontár és a kitöltéshez használt források is a saját, elkülönített szervereden futnak.
Foglalj időpontot
Egy 30 perces beszélgetésben Gál Péterrel végigvesszük, mely dokumentumaitokkal érdemes kezdeni, és mi lenne az első lépés.
A ChatGPT minden kérésre újrafogalmazza a szöveget, ezért két szerződés soha nem lesz pontosan egyforma. A Workspace a ti jóváhagyott sablonotokat használja, a zárolt részekhez nem nyúl, és csak a kijelölt mezőkbe ír, így az ezredik példány szövege is megegyezik az elsőével.
Word-, Excel-, PowerPoint- és PDF-fájlokból. A Word-mintából a fejléc, a lábléc, a logó és a betűtípus is átjön, az Excel-mintánál pedig a képletek és a munkalapok változatlanok maradnak, a letöltött fájl valódi Excel-táblázat.
A rendszer rákérdez, és addig nem tölti ki a mezőt, amíg nem kap rá választ. Amit megtalál, annál megmutatja, melyik dokumentumból vette, így a kiadás előtti átnézés is gyorsabb.
A Workspace-be feltöltött szerződésekből, projektadatlapokból, Excel-táblákból és korábbi dokumentumokból, illetve abból, amit a kolléga a chatben megad. A meglévő ügyviteli vagy CRM-rendszer is beköthető, ezt a bemutatón a ti rendszeretekre szabva nézzük meg.
Akinek erre jogosultságot adtok. A módosítás először piszkozat, és csak a közzététel után kerül használatba. Minden közzététel új verzió, a korábban kiadott dokumentumok pedig a régi verzió szerint, változatlanul maradnak meg.
Az első bemutatón a ti egyik valódi mintátokból készítünk sablont, és az irodavezetővel együtt nézzük meg, hogyan tölti ki belőle a rendszer az első dokumentumot.
A projektedet az első beszélgetéstől olyan AI-szakértő viszi, akinek a vállalati bevezetés a mindennapi munkája, így kezdő kollégával akkor sem találkozol, ha a munka hónapokig tart. A cégvezetők többsége azt mondja neki, hogy a kollégák már használják az AI-t, de ritkán tudják megmondani, milyen eszközzel, mire és milyen adattal. Ha valamiről azt mondja, hogy működik, azt előtte lemérte, és ha egy folyamat még nem tart ott, azt ugyanilyen nyíltan megmondja.
A technológiát üzleti kérdésre fordítja le: hol térül meg a bevezetés, mekkora a kockázat, és melyik az a két folyamat, amivel a cégnél érdemes elkezdeni.
A harminc percben feltöltünk egy valódi mintát, kijelöljük benne a mezőket és a zárolt részeket, elkészítjük az első kitöltött példányt, és megmutatjuk, hol futna nálatok a rendszer.
Bemutatót kérek
A bemutatón Gál Péter, AI-szakértő ül veled szemben,
és a bevezetés minden lépésénél ott van.
